"Ich habe keine Zeit", "Ich bin noch nicht dazu gekommen", "Können wir später..."
Wie häufig fühlen wir uns gezwungen zu sagen, dass wir keine Zeit haben. Wir fühlen uns gestresst und ausgelaugt. Aber wie kann uns mit effizientem Zeitmanagement gelingen, dass wir ausgeglichener und weniger gestresst sind? Tausend Methoden, aber wie finde ich die für mich richtige? Es gibt nicht den einen Weg des Zeitmanagements, aber einen Weg dorthin.
Aber wie können wir eine zufriedenstellende Lösung für beide Seiten schaffen? Wir sind gezwungen den Mittelweg zu finden zwischen konzentriertem, fokussiertem Arbeiten, Meetings und aber auch eben zur Verfügung zu stehen für Unvorhergesehenes.
Zeitmanagement-Methoden
Es gibt sie im Überfluss. Von Pomodoro über Eat the Frog, von Kanban zu To-do-Listen. Aber es hilft ja alles nichts, wenn die Listen so voll sind, dass wir es nicht mehr schaffen, sie abzuarbeiten? Dann sind wir überlastet. Haben zu viel am Tisch. Gerade in diesen Zeiten ist ein gutes Zeitmanagement unerlässlich. Ich persönlich plane in ca. 20 Minuten grob die Woche, in weiteren 10 Minuten am Tag den Tag. Ich habe für mich bereits etliche Methoden probiert. Mindestens ein Monat war mein Ziel, mich daran zu gewöhnen und dann auch guten Gewissens zu sagen: nein, das war nicht das richtige.
Verbindlichkeit schaffen
Ich bin verbindlich. Als Mensch. Als Mitarbeiter oder aber auch als Führungskraft. Sagst du etwas zu, dann sei da. Wenn ich jemandem etwas zusage, bin ich da. Meeting vereinbart? Dann halte ich es ein. Wenn ich jemandem etwas liefern muss, damit derjenige weiterarbeitet, dann ist es umso wichtiger. Das ist wichtig. Das schafft Verbindlichkeit, aber auch Vertrauen. Meine Mitarbeiterinnen konnten sich immer auf mich verlassen. Ja natürlich ist es mir auch häufig so gegangen, dass ich dann genau diesen Punkt vergessen habe. Aber es hilft nichts. Ich habe es in den Tag reingequetscht und anderes verschoben. Gerade Tasks, die in Verbindung mit der Zeit von anderen stehen, betrachte ich als wertvolles Gut.
Weniger Stress und Frust
Wie häufig habe ich erlebt, dass mein Gegenüber keine Zeit hatte. Mich vertröstet hat. Ich habe mehrere Stunden mit Warten als Mitarbeiter verbracht, weil ich nach und nach immer um 20 bis 30 Minuten vertröstet wurde. Das frustet. Und es ist sinnlos. Es kostet Zeit und Geld. Wenn ich meinen Mitarbeiter immer und immer wieder vertröste, dann ist es sinnvoller ihn auf einen Zeitpunkt zu vertrösten, an dem ich auch liefern kann.
Welche Möglichkeiten haben wir in Zeiten der Überlastung?
- Ablegen von Perfektionismus
- Streichen von Aufgaben. Ist wirklich alles so wichtig, wie es uns erscheint?
- Grenzen setzen – sich persönlich, aber auch anderen. Hier lieber Klarheit walten lassen.
- Aufgaben delegieren (falls die Möglichkeit besteht)
- Time Boxing
- Den inneren Schweinehund überwinden
Prokrastination
Es gibt sie: Die Aufschieberitis. Ja, wir alle haben sie, der eine mehr, der andere weniger. Wir müssen Aufgaben erledigen, die einfach keinen Spaß machen. Wir schieben sie vor uns her. Machen sie dann zum letztmöglichen Zeitpunkt. Hast du in der Schule auch schon so agiert? Ich habe mir tatsächlich schon damals in meiner Schulzeit die umkehrte Methode angewöhnt. Das Unangenehme zuerst. Dann kommt die Belohnung. Was damals bei den Hausaufgaben funktionierte, funktioniert heute bei meinen ungeliebten Routinetätigkeiten.
Ich trainiere morgens- danach hab‘ ich mir den Kaffee verdient. Ich bin kein Fan von Buchhaltung, die kommt dann gleich nach dem ersten (oder zweiten) Kaffee. So sind gleich mal wichtige Punkte der täglichen Routine erledigt, auch wenn man sie nicht mag. Und kann sich beim dritten Kaffee mit der Tagesplanung oder einer kleinen Weiterbildung beschäftigen. Bei mir funktioniert es, weil ich am Morgen sehr konzentriert bin. Abendmenschen ticken da vielleicht anders. Höre in dich rein und finde den für dich perfekten Zeitpunkt mit anschließenden Belohnungs-Routinen, um die Prokrastination zu überwinden. Mein Tipp ist, diese Routinen an den Tagesanfang oder-ende zu legen. Es ist einfacher, mit von außen bestimmte Termine zu vereinbaren.
Wie arbeite ich?
Ich arbeite grundsätzlich mit To-Do-Listen. Hier kommt alles drauf, was am Tag ansteht. Mit einer Zeitschätzung dahinter. Einmal die Woche setze ich hier alle bereits bekannten To-Dos und Termine mit darauf. Ich versuche – wie ihr alle – Sport, Business, Job, Haushalt und Familie unter einen Hut zu bringen, daher integriere ich alle meine Tasks inklusive Trainings und Co in meine Aufgabenlisten. Wenn ich zum Beispiel einen Termin um 8 Uhr habe, kann ich davor nicht trainieren, das schaffe ich einfach nicht. Daher plane ich hier alles mit ein.
Wichtig bei meiner Wochenplanung ist, nicht mehr als 6 Stunden zu verplanen. Hier hilft eben die Zeitschätzung der einzelnen Aufgaben und Meetings. Der Rest ist reserviert für Unvorhergesehenes, Pausen etc. Das ist mir wichtig, damit ich ausgeglichen bin. Aber ja, wenn man zu Hause im Homeoffice arbeitet, klingelt es auch schon mal an der Tür oder am Smartphone, man erledigt den Haushalt zwischendurch. Wäsche aufhängen während Telefonaten oder als Pausenersatz – keine Seltenheit.
Ein weiterer essenzieller Punkt ist, meinen Freitag nicht zu verplanen. Ich kann nicht immer kreativ sein auf Knopfdruck. Oder es kommt eben was dazwischen. Bei der Tagesplanung reflektiere ich kurz, ob ich alles vom Vortag erledigt habe oder Dinge übernommen werden müssen. Je nachdem, ob der Task verschoben wurde.
Innerhalb meines Tages versuche ich Quick Wins zu schaffen. Zunächst Dinge, die ich nicht so gern mache. Dann die Quick Wins. Dinge, die nicht viel Zeit beanspruchen, aber erledigt werden müssen. Und dann kommen die schönen Aufgaben. Die, die Spaß machen, bei denen ich kreativ werden kann. Ich belohne mich also selbst mit jenen Aufgaben, die mir Freude bereiten.
Der Weg zum persönlichen Zeitmanagement
Wie schon zu Beginn gesagt: Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Jeder muss den für sich passenden finden. Und ich weiß jetzt schon, wenn ich in einem Jahr den Artikel hier zur Hand nehme, habe ich meine Methode sicher auch schon wieder adaptiert. Ich erfinde mich da auch immer wieder neu und probiere Dinge aus. Und das ist genau der Punkt:
Methoden anschauen, kennenlernen und ausprobieren: Meine Empfehlung ist hier sie mindestens ein Monat zu probieren. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und es braucht daher etwas, bis du dich an die Anwendung gewöhnt hast. Sei aber in dieser Zeit wirklich kontinuierlich dran. Unser Zeitmanagement Kurs bietet dir alle: Methoden, Tools und Templates!
Es wird nicht von Tag 1 an perfekt laufen. Sie großzügig mit dir selbst. Aber auch mit anderen.
Aktiv gegen Störfaktoren: Wenn du häufig unterbrochen wirst bei der Arbeit, dann hänge ein Schild auf, wenn du nicht gestört werden willst oder schließe die Tür. Achte dabei aber auch darauf, dass dies nicht zur Regel wird.
Gemeinsame Vereinbarungen mit deinen Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten finden. Ist es trotz aller Bemühungen noch immer zu viel? Dann ist es vermutlich auch zu viel. Arbeit sollte in diesem Fall anders verteilt oder überprüft werden, ob alles notwendig ist. Nicht immer liegt es nur am Zeitmanagement.
Das ist eigentlich der Tipp Nummer 1! Unsere Gesundheit kann man nicht ersetzen! Ständige Überlastung und damit verbundener Stress kann zu gesundheitlichen Problemen führen. Plane Pausen ein und sag auch mal nein. Und sagt jetzt nicht, du hast keine Zeit dafür. 😉
