„Stakeholdermanagement“ – brauchen wir das noch?
Im klassischen Projektmanagement ist immer von Stakeholdermanagement die Rede. Aber braucht es das heute noch im agilen oder hybriden Projektmanagement? Und was ist Stakeholdermanagement eigentlich?
Klassisches Stakeholdermanagement
Klassisches Stakeholdermanagement bedeutet, alle Projektbeteiligten zu managen. Aber eben nicht nur das Projektteam selbst, sondern auch alle anderen, die positiven wie negativen Einfluss auf das Projekt üben. Managen in diesem Kontext steht jedoch nicht für die Zuteilung von Aufgaben oder ähnlichem, sondern meint die Analyse und Beobachtung, welche Personen und Personengruppen positiven oder negativen Einfluss haben und in welchem Ausmaß das stattfindet. Es bleibt jedoch nicht bei der Analyse allein: Gegenmaßnahmen beziehungsweise Förderungsmaßnahmen werden durchdacht.
Klingt sperrig? Ist es aber nicht.
Wenn du einen Fan und Förderer in deinem Projekt hast, machst du dir Gedanken darüber, wie du seinen oder ihren positiven Einfluss nutzen kannst, um das Projekt weiter zu fördern. Beziehungsweise umgekehrt: Wie kannst du Gegnern und Skeptikern den Wind aus den Segeln nehmen? Ist es möglich, ein Gespräch zu führen? Braucht es ein Gespräch zwischen einem Fan und einem Skeptiker? Muss derjenige besonders häufige Informationen erhalten, um seine Skepsis abzulegen?
All das überlegt man sich und… Überraschung, man gießt es auch in eine Grafik und bewertet die Einflussnahme auf das Projekt in Zahlen.
Im klassischen Projektmanagement wird dann im Zuge des Projektcontrollings auch darüber reflektiert und die Daten aktualisiert. Hat sich die Stimmung einzelner Stakeholder verändert?
Schritte im Stakeholdermanagement
- Identifikation der Stakeholder (Wer wirkt aller auf das Projekt ein?)
- Analyse des Einflusses (Wer wirkt positiv auf das Projekt, wer negativ? Wer ist wichtig für das Projekt, wer weniger? Wer hat großes Interesse, wer weniger?)
- Definition von Maßnahmen (Wie kann man negativ eingestellte Stakeholder ins positive wenden? Wie kann man positive Einflüsse noch verstärken?)
- Controlling (Haben die Maßnahmen Wirkung gezeigt? Wie hat sich die Situation verändert? Was braucht es für neue Maßnahmen? Sind Stakeholder dazu gekommen oder weggefallen?)
Kommunikation – das A & O
Ein großer Einflussfaktor ist die Kommunikation. Häufig ist eine mangelnde oder fehlerhafte Kommunikation der größte Faktor für Missstimmung im Projekt. Es müssen also die negativ gestimmten Stakeholder überzeugt werden. Dies erreichst du am besten mit zielgerichteter Kommunikation. Dabei kommt es aber auch darauf an, um wen es sich handelt. Ein Manager will vermutlich ein kurzes Reporting, ein potenzieller Käufer vermutlich eine positive Marketingkampagne und Information.
Und im agilen Projektmanagement?
Meiner Meinung nach ist Stakeholdermanagement hier wichtiger denn je. Im klassischen Projektmanagement gibt es Zeitpläne, Statusberichte und ähnliches, die im Umlauf sind, sodass selbst Personen, die nicht dem Kernteam angehören, immer wieder Informationen erhalten. Im agilen Umfeld ist es für viele Stakeholder weniger durchschaubar, wo man gerade im Projekt steht. Hier kann man aber – egal ob SCRUM, Kanban oder hybrid – klar darauf einwirken. Im agilen Projektmanagement fällt jedoch das Berichtswesen normalerweise reduzierter aus und Zeitpläne fallen weg.
Das Kernteam steht im ständigen Kontakt miteinander, mit Dailys, Weeklys, Planungsmeetings oder Retrospektiven – hier wird es schnell auffallen, wenn die Stimmung aus dem Gleichgewicht gerät. Aber jene Stakeholder, die zwar Einfluss auf das Projekt haben, aber nicht in den Meetings involviert sind, müssen gesondert abgeholt werden. Je nach Teamsetting empfehle ich hier ein aktives Projektmarketing zu betreiben. Sprich, Stakeholder können per kurzem Update über den Status Quo informiert werden. Je nach Stakeholder-Gruppe kann es sich dabei um verschiedene Möglichkeiten handeln:
- One Pager mit Zahlen, Daten, Fakten (z.B. Burn-Down-Chart, eventuell Images falls vorhanden) – an das entferntere Management
- Infografik zum Download – für potenzielle Käufer (am besten nur für einen ausgewählten Personenkreis)
- Je nach Projektart können auch Social Media Postings über den Fortschritt verfasst werden, um Werbung für dein Projekt zu machen.
Meine Meinung
Stakeholdermanagement ist noch wichtiger, je weniger allgemein verfügbares Informationsmaterial vorhanden ist. Hier muss auch mittels offener Kommunikation so weit laut gedacht werden, dass die Aufgabe der Kommunikation an die Stakeholder-Gemeinschaft nicht mehr nur bei einer Person liegt, sondern jeder im Projektteam einen Teil dieser äußerst wichtigen Aufgabe übernimmt. Offene Kommunikation ist einer der wesentlichen Faktoren der agilen Zusammenarbeit. Das muss im Projektgeschäft gelebt werden. Von jedem.
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